Для чего нам необходим управленческий учет

Итак, что же такое управленческий учет, о необходимости которого говорят все, кто работает в области экономики, «с чем его едят» и для чего он нужен именно вашему бизнесу? Если совсем просто, то управленческий учет – это система записей и финансовой отчетности, спроектированная произвольным образом на основе удобного для вашего бизнеса набора правил учета хозяйственных операций, но в соответствии с базовыми финансовыми и бухгалтерскими принципами. (Существует, по сути, всего один бухгалтерский принцип – принцип баланса, но он имеет множество выражений, в данной статье мы не будем останавливаться на его подробном разборе и изучении.)

Логичным с Вашей стороны будет вопрос – а чем же собственно нехорош бухгалтерский учет, который по закону обязан вести любой предприниматель? И к чему делать двойную работу, формируя, по сути дела, два комплекта отчетности? Вы будете правы, и не правы.

Бухгалтерский учет всем хорош, но он не отвечает вашим целям оперативного управления бизнесом. Во-первых, бухгалтерская отчетность составляется в лучшем случае один раз в квартал, и, следовательно, ее результаты в некотором смысле относятся к прошлому, а не к настоящему или будущему, таким образом у вас уже нет возможности отреагировать должным образом на неблагоприятные тенденции. Помимо этого, после принятия Налогового Кодекса РФ основная задача формирования бухгалтерской отчетности сместилась в сторону фискальной функции, точнее подтверждения корректности исчисления и уплаты налогов, а не объективного отражения финансового состояния и финансовых результатов. Кроме того, бухгалтерская отчетность составляется в соответствии с усредненной унифицированной формой, установленной для всех видов предприятий, независимо от отраслевой принадлежности. При этом используется стандартный набор учетных статей, также обязательный для всех.

Всех этих недостатков можно избежать, организовав на своем предприятии альтернативную систему учета хозяйственных операций, называемую управленческим учетом, и составлять отчетность с необходимой именно вам периодичностью и по понятным вам алгоритмам. По сути дела большинство владельцев бизнеса в том или ином виде такой учет ведут, ведь так или иначе, оперативные данные нужны всегда. Другое дело, что записи эти не всегда систематизированы, последовательны и сопоставимы, потому что многие владельцы малого и среднего бизнеса не придают особого значения той форме, в которой учитываются текущие операции их деятельности. Также не особенно их тревожит полнота, грамотность и достоверность отображаемой хозяйственной информации. И в самом деле, какая разница, в какой форме вести записи, если объем оборотов не велик, фактов хозяйственной деятельности немного, а если и много, то по большей части они однородны и однообразны. Многие видят в этом месте ресурс, на котором можно сэкономить и время, и деньги.

Так-то оно так, но мы все же будем настаивать, что подобная небрежность рано или поздно повлечет за собой и разного рода потери: финансовые, маркетинговые и клиентские. Мы ратуем за порядок и соблюдение экономических правил везде и во всем, независимо от масштабов бизнеса.

И вот почему. Всем известно, как быстро накапливается беспорядок в наших личных вещах, делах, квартире, ящике стола, автомобиле и так далее, список можно продолжать до бесконечности, если вовремя не прилагать усилий для поддержания порядка, то есть сортировке и уборке вещей на полагающееся им место. То же самое происходит в вашем бизнесе, который, каким бы малым он ни был, по сути своей гораздо более сложный процесс, чем процесс создания беспорядка в вашей квартире.  Поэтому наводить порядок в делах бизнеса каждый день также целесообразно, как мыть посуду после каждого приема пищи, чтобы не накапливать грязь и не создавать условий для паразитов.

Отсутствие управленческой информации не так безобидно, как это кажется на первый взгляд. Не имея систематизированных записей, вы легко можете потерять ориентиры и выбрать неверный курс, который приведет ваш бизнес к краху. Никто не в состоянии принимать правильные решения в отсутствии объективных предпосылок, поэтому совершенно очевидным оказывается путь такие предпосылки создавать. Одной из таких предпосылок (не единственной, конечно, но очень важной) является организация управленческого учета на вашем предприятии.

Общеизвестна истина -  деньги любят счет. Нам бы хотелось добавить в рифму, что дело любит учет. Да, мы знаем:  учет, бухгалтерия, записи, цифры – это очень скучно, это отвлекает от основного дела и забирает много времени. Но мы также знаем, что это скучно до тех пор, пока цифры не начнут говорить с вами. И не просто говорить, а подсказывать, в чем проблема и как с ней справиться. Мы точно знаем, что когда ваш бизнес зайдет в тупик, вам так или иначе придется отвлечься на «разбор полетов» и призвать на помощь числа и суммы. И, конечно же, мы знаем, что запущенный случай потребует гораздо больше времени на разбирательство и восстановление, чем время, требующееся на регулярную оцифровку хозяйственных операций.

Ваш бизнес, как маленький ребенок, требует вашего личного участия в его судьбе каждый день. Регистрируйте факты, обдумывайте их, поймите, что пошло не так, а что, наоборот, получилось здорово и это неплохо было бы взять за правило, систематизируйте информацию, анализируйте ее. Со временем у вас выработается собственный метод, собственный подход, который позволит вам и вашему бизнесу вырасти. Работая с цифрами, вы обязательно начнете видеть причины ваших успехов или неудач, эти числа заговорят с вами и укажут правильный путь.

Но для этого ваши отчеты должны быть составлены правильно и, самое главное, взаимоувязаны между собой. К счастью, здесь нам ничего изобретать не нужно, все уже было придумано до нас, да еще и в нескольких вариантах. Существуют проверенные временем шаблоны отчетов, которые позволяют рассмотреть экономические процессы с разных сторон. Эти формы отчетности хорошо известны и в той или иной форме используются в различного рода отраслевых компьютерных программах. Освоение работы с такими программами, как правило, не вызывает особых трудностей. Все, что нужно будет сделать лично вам, это внести в них свое собственное содержание, специфику вашего бизнеса, свои статьи доходов и расходов, то есть организовать регулярное наполнение этих форм содержанием вашей собственной бизнес-деятельности согласно вашему типу мышления.

К сожалению, те факторы, которые являются деструктивными не только для развития бизнеса, но и для развития личности в целом, а именно лень, отсутствие мотивации и дисциплины, иногда оказываются сильнее здравого смысла. В этом случае, если уж отсутствие интереса к ведению учета хозяйственной деятельности и уровень скуки становятся критичными, организуйте такой учет чужими руками, руками специалистов, которые любят свою профессию и находят удовольствие в работе с цифрами. Но все же имейте в виду, что полностью устраниться от аналитической работы не удастся в принципе, так что все же самой рациональной стратегией будет научиться понимать финансовую отчетность, работать с ней, создавать ее.